1、首先相关的研发文件需要进行分类归档归类,这是必须要做的一步,是后续所有工作的前提,研发文件通常分为配方工艺相关、报价、工作指导书等
2、研发文件的存储要求,比如按照分类级别存放在哪里,电子版的文件存放在哪里,如何备份都需要进行规定并且公布出来。
3、文件分类和储存做好了接下来就需要设定权限级别了,规定什么人可以控制哪些文件并且将所有的规定都文件化下发给相关人员签字确认。
4、文件化的文件不仅需要制定成文件,还需要编写者、审核者和批准者三方签字来保证文件的有效性。
5、文件以及规章制度制定确认后,需要对全体相关人员进行培训,以确保相关人员都知道自己的权利和义务,知道如何去做。
6、相关的文件都需要做好备份,备份同样需要授权控制,并且核心的资料都需要进行保密,比如纸版文件进行上锁管理,电子版文件进行加密处理,必要的时候也可以配合文档管理软件来进行管理。