如何正确管理好文书档案?

生活小百事通 2022年08月15日 阅读 (93)

1、做好交接工作。首先,一般文书的整理有单位办公室收发登记,档案管理员可以跟办公室的相关负责人沟通协调,让其将需要归档的文书进行排序整理,按照相应的要求装订成册,档案管理员可以协助然后再进行对接,完成交接签收工作。

如何正确管理好文书档案?

2、处理及时性。文书档案一般按年整理,如在当年某个时期移交去年的所有要归档的文书,档案管理员要将做好催促工作,以免耽误部门其他工作安排。及时整理、不拖拉积压,这样也便于将文书档案有序管理好。

如何正确管理好文书档案?

3、文书档案规范化。文书资料不仅仅是接收完装盒就可以了,还需要核对移交的文书材料份数书面与实际数是否正确,对于有误的地方要及时沟通解决,以免后续查阅时发现缺少资料而引起争论纠纷,出现推卸责任的现象,影响部门员工的和谐性。

如何正确管理好文书档案?

4、装订规范。按照档案局和单位相关政策规定,将文书档案装订的材料一般用a4的公文纸,且横排、横写、左侧装订,对于特殊的文书资料则特殊处理,按实际需要采用六公分或三公分、一公分的盒子装订,并标注好简称和机构年限、保管期限,装好成盒。

如何正确管理好文书档案?

5、注意事项。文书档案在管理上需要注意一些细节问题,比如档案盒封面要打印出来,文件是第一手资料,不能用复印纸抄写,笔迹是原件,封面有目录,系统有记录,这样便于后续查找工作的开展。另外,盒子内放一张备考表,以便记录档案盒的文件记录情况。

如何正确管理好文书档案?

6、总之,文书档案的管理要及时,也要确保准确性、安全性和保密性。特别是一些通知文件,作为留底的原件要放在安全的位置,做好特殊的标记,做到不出差错,不泄密,不随意翻阅等。

如何正确管理好文书档案?

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