第一：根据来访通知拟写接待的方案。拟写的方案内容要全面，内容包括来访领导具体名单及职务、来访的时间、来访的目的及具体行程等。
第二：做好来访人员的食宿及车辆安排。要注意来访人员的饮食习惯和住宿习惯，对于国外的客人要根据他们的饮食习惯准备好食物，对于有少数民族的客人要注意他们的禁忌，同时有客人要住宿的话要安排环境优美且比较安静的房间，出行的话要安排好车辆。
第三：会议室安排及会务工作。如果来访客人要求开会的话，要做好会务准备工作，安排好会议台签，做好会议汇报材料的准备，并提前准备好茶水等。
第四：做好各参观点的检查工作。根据行程安排，要提前检查好各参观点的卫生工作，并提前安排好人员陪同和讲解，对于比较重要的参观点，要确保各方面正常。
第五：接待过程中的统筹协调工作。要对接好接待的人员及各参观点的讲解的人员，并安排总统筹人员，负责解决接待过程中出现的各项问题。
第六：照相、摄像及宣传报道工作。接待过程中要做好记录，进行拍照及摄像，并在接待结束后及时进行总结，编写新闻稿件进行报道。
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